Guide d'utilisation

Bien démarrer

Créer votre boutique

1. Ouvrez le site et allez dans Tarification.
2. Choisissez un forfait. Le forfait gratuit suffit pour commencer ; vous pouvez changer à tout moment.
3. Indiquez la catégorie de votre commerce, votre adresse, votre e-mail et un mot de passe.
4. Saisissez le code envoyé à votre e-mail. Votre boutique est créée.

Installer l'application

Installez TPOS depuis le Google Play Store (Android) ou l'App Store (iPhone). Sur le web, le menu propose aussi « Télécharger l'APK » pour les téléphones Android sans Play Store.

Connectez-vous avec le même e-mail et le même mot de passe dans l'application et sur le web. Les deux montrent la même boutique et les mêmes données.

Configurer votre boutique en un clic

Une nouvelle boutique démarre vide. La configuration rapide ajoute l'essentiel dont la plupart des commerces camerounais ont besoin, dans votre langue, pour vendre dès le premier jour. Rien de ce que vous avez déjà n'est ajouté deux fois, et vous pourrez tout renommer ou supprimer ensuite.

• Moyens de paiement : Espèces, MTN Mobile Money, Orange Money, Virement bancaire et Chèque.
• TVA : le taux normal de 19,25 %.
• Catégories de dépenses : loyer, électricité (ENEO), eau (CAMWATER), salaires, transport, téléphone et internet, impôts, réparations, fournitures et divers.
• Catégories de revenus : services, commissions mobile money, loyer perçu et autres revenus.
• Unités : pièce, kg, litre, paquet, carton, sac, bouteille et boîte.
• Produits (facultatif) : la liste prête pour votre type de boutique, sans prix.

1. Ouvrez la configuration rapide : dans l'application, c'est la première carte de Plus ; sur le web, cliquez sur « Configuration rapide » dans le bandeau du tableau de bord ou dans Paramètres.
2. Décochez ce que vous ne voulez pas. Les étapes marquées Fait sont déjà en place.
3. Sous « Liste de produits », gardez la liste proposée pour votre activité, choisissez-en une autre, ou n'ajoutez pas de produits.
4. Touchez Configurer ma boutique. En quelques secondes votre boutique est prête à vendre.

La liste de démarrage

Sur l'écran d'accueil de l'application, une liste montre ce qui reste à configurer : ajouter vos produits, ajouter un compte employé, connecter DimplesPay pour le Mobile Money et ouvrir votre boutique en ligne. Chaque ligne ouvre le bon écran.

Votre tableau de bord

Le tableau de bord est la première page sur le web. Il montre la santé de la boutique sans ouvrir de rapport.

• Ventes et achats : le total des factures du mois en cours, et le total depuis le début.
• Revenus et dépenses : seulement ce que vous avez enregistré dans Revenus et Dépenses. Le bénéfice des ventes n'y est pas mélangé.
• Clients et fournisseurs : combien vous en avez.
• Les petites flèches comparent le mois en cours aux mêmes jours du mois dernier. Vert, c'est une bonne nouvelle (plus de ventes, moins de dépenses ou de retours) ; rouge, cela mérite un coup d'œil.
• Graphique des bénéfices et pertes : votre bénéfice net de chaque mois de l'année, le même chiffre que le compte de résultat.
• Rapport global : achats, ventes, revenus et dépenses de l'année choisie.
• Stock bas : les produits au niveau ou sous leur seuil d'alerte, avec ce qu'il reste et le seuil qui déclenche l'alerte.

Configurer votre boutique

Informations de l'entreprise

Le nom, l'adresse, le téléphone et le numéro fiscal de votre boutique apparaissent sur les factures et les reçus. Mettez-les à jour dans votre profil et vos paramètres.

Moyens de paiement

Listez les moyens de paiement de vos clients, par exemple Espèces, MTN MoMo, Orange Money et Banque. Ils deviennent des boutons à l'encaissement, et les rapports montrent l'argent reçu par chacun.

TVA

Si vous facturez la TVA, ajoutez le taux (par exemple 19,25 %) et choisissez-le sur les ventes concernées.

Comptes employés et autorisations

Donnez à chaque employé son propre compte. Cochez seulement ce dont il a besoin : vendre, voir la liste des ventes, gérer les produits, le stock, les achats, le cahier de crédit, les rapports, le personnel et la paie. Chaque vente indique qui l'a faite.

Produits

Partir d'une liste prête

Au lieu de saisir chaque produit, partez d'une liste faite pour votre type de boutique : alimentation, bar et snack-bar, restaurant, boulangerie, vivres frais, boucherie et poissonnerie, cosmétiques, mode et vêtements, chaussures, téléphones et électronique, quincaillerie, librairie ou lavage auto. Les produits arrivent avec leur catégorie et leur unité ; le stock commence à 0.

1. Ouvrez les listes prêtes. La liste de votre catégorie d'activité apparaît en premier, marquée « Pour votre activité ».
2. Choisissez une liste. Tous les produits sont cochés : décochez ce que vous ne vendez pas, ou toute une catégorie d'un coup.
3. Ajoutez le prix de vente (et sur le web le prix d'achat) des produits que vous connaissez. Vous pouvez laisser les prix vides et les ajouter plus tard.
4. Touchez Ajouter à mes produits. Les produits que vous avez déjà sont ignorés : vous pouvez recommencer avec une autre liste.

Vendre des services

Réparations, lavage, coiffure, impression, couture, livraison : ajoutez chaque service que vous vendez comme un produit, et choisissez « Un service » en haut du formulaire. Un service n'a pas de stock : il n'est jamais en rupture, les ventes ne prennent dans aucun stock, et il n'apparaît ni dans la liste du stock, ni dans la valeur du stock, ni dans les alertes de stock bas et de péremption, ni dans les achats.

1. Ajoutez un produit et choisissez « Un service » en haut. Les champs de stock disparaissent.
2. Donnez-lui un nom (« Changement d'écran », « Lavage complet »), une catégorie et un prix de vente. Dans le prix d'achat, indiquez ce que le service vous coûte (pièces, produits, main-d'œuvre) si vous voulez voir son bénéfice ; sinon laissez 0.
3. Vendez-le comme n'importe quel produit : à la caisse, à crédit ou dans votre boutique en ligne. Les retours et les ventes supprimées ne changent jamais de stock pour lui.

Les rapports montrent les services à part : le compte de résultat a une partie « Biens et services » (ventes et bénéfice de chacun), et la performance des produits a un onglet Services avec vos services les plus vendus.

Ajouter un produit

Le formulaire a quatre parties numérotées, et chaque champ explique à quoi il sert sous la case. Seuls les champs avec une étoile rouge sont obligatoires.

1. Quel est le produit : le nom tel que vos clients le connaissent (ajoutez la taille, ex. « Riz 5 kg »), la catégorie, puis le code-barres (scannez-le, ou gardez le numéro proposé par TPOS et imprimez une étiquette), l'unité et la marque.
2. Prix : indiquez ce que vous payez au fournisseur pour une unité, puis soit le prix de vente, soit votre pourcentage de marge. L'autre est calculé pour vous, et un encadré montre ce que vous gagnez sur chaque unité vendue. Il devient rouge si le prix de vente est sous le coût.
3. Stock : la quantité que vous avez aujourd'hui, et « M'alerter quand le stock descend à » : à ce nombre vous recevez une alerte de stock bas. Pour l'alimentation, les médicaments et les cosmétiques, ajoutez la date de péremption.
4. Photo (facultatif) : elle aide les caissiers à choisir le bon produit et s'affiche dans votre boutique en ligne. Touchez ensuite Enregistrer le produit.

TVA, marge et prix spéciaux

• TVA : laissez « Pas de TVA » si vous ne la facturez pas. Sinon, indiquez si votre prix de vente comprend déjà la TVA (le client paie exactement ce prix) ou si la TVA s'ajoute à la caisse.
• Marge % : selon vos paramètres, c'est un taux de marge (la part du prix de vente qui est du bénéfice) ou un coefficient (ce que vous ajoutez au coût). Le formulaire indique lequel vous utilisez.
• Prix de gros et prix revendeur : appliqués automatiquement quand le client est enregistré comme grossiste ou revendeur à la caisse.

Modifier un produit

Ouvrez le produit depuis la liste des produits et choisissez Modifier. Le formulaire est le même, rempli avec ce que vous avez enregistré. Les ventes passées et les rapports gardent les prix de l'époque.

Beaucoup de produits à la fois

Utilisez l'import en masse pour charger vos produits depuis un fichier Excel. Téléchargez d'abord le fichier modèle, remplissez-le, puis importez-le.

Conditionnements : carton, douzaine, pièce

Si vous achetez au carton et vendez à la pièce, ajoutez des conditionnements au produit (par exemple 1 carton = 24 pièces). À la caisse vous choisissez le conditionnement, et le stock est compté en pièces.

Étiquettes code-barres

Imprimez des étiquettes pour les produits sans code-barres, puis scannez-les à la caisse.

Vendre

Faire une vente dans l'application

1. Touchez Vendre. Une nouvelle vente s'ouvre pour un client de passage.
2. Touchez les produits (ou scannez-les). Changez la quantité si besoin.
3. Touchez Encaisser. Choisissez comment le client paie.
4. En espèces, touchez un bouton de monnaie rapide (montant exact, ou le billet que le client vous donne). TPOS affiche la monnaie à rendre.
5. Confirmez. Envoyez ensuite le reçu sur WhatsApp, imprimez-le, ou commencez la vente suivante.

Client, crédit et remises

Pour vendre à crédit, donner des points de fidélité ou mettre un nom sur la facture, touchez le champ client et choisissez (ou ajoutez) le client. Une vente à crédit demande un client nommé.

Remise, TVA, arrondi et note se trouvent dans « Plus d'options » à l'encaissement.

Vendre sur le web (caisse)

Sur un ordinateur, utilisez l'écran de caisse : cherchez ou cliquez les produits, choisissez le client et le paiement, et enregistrez. Il fonctionne comme l'application.

Pas d'internet ?

Continuez à vendre. Les ventes sont gardées dans le téléphone et envoyées au retour de la connexion. Une barre indique combien de ventes attendent. Dans les paramètres, vous pouvez choisir de synchroniser seulement en Wi-Fi pour économiser votre forfait.

Reçus et impression

• WhatsApp : envoie au client un lien vers son reçu.
• Imprimante Bluetooth : l'application imprime les reçus sur des imprimantes thermiques de 58 mm (2 pouces) ou 80 mm (3 pouces). Choisissez la largeur du papier dans les réglages d'impression de l'application.
• Ticket de caisse sur le web : imprimez depuis la vente un reçu au format 58 mm ou 80 mm pour imprimante thermique.
• PDF et facture A4 : depuis la vente dans l'application, ou depuis la liste des ventes sur le web.

Retours

Ouvrez la vente dans la liste des ventes et choisissez Retour. Indiquez la quantité rendue : le stock remonte, et la vente et le solde du client sont corrigés.

Mobile Money (DimplesPay)

Connectez votre compte DimplesPay pour encaisser MTN MoMo et Orange Money à la caisse.

1. Dans l'application, ouvrez la ligne « Connecter DimplesPay » de la liste de démarrage (ou les paramètres DimplesPay) et saisissez les informations de votre compte.
2. À l'encaissement, choisissez Mobile Money et saisissez le numéro du client.
3. Le client confirme sur son téléphone. La vente est marquée payée toute seule.

Caisse et rapport Z

La caisse vous dit combien d'espèces doivent être dans le tiroir, pour repérer un manque le jour même.

1. Le matin, ouvrez la caisse et comptez les espèces déjà dans le tiroir (le fond de caisse).
2. Vendez normalement. Les ventes en espèces, les dettes encaissées, les revenus et les dépenses payées en espèces sont additionnés.
3. Le soir, fermez la caisse : comptez les espèces et saisissez le montant.
4. Le rapport Z montre les ventes, chaque moyen de paiement, les espèces attendues et l'écart.

Clients et cahier de crédit

Le cahier de crédit liste chaque client qui vous doit de l'argent, combien, et depuis quand.

• Relancer : envoie un message poli par WhatsApp (ou SMS) avec le montant dû.
• Plafond de crédit : le maximum qu'un client peut devoir. Une vente à crédit au-delà est refusée.
• Encaisser un paiement : quand le client paie, enregistrez-le dans la Liste des dus. Son solde baisse.

Achats et fournisseurs

Enregistrer un achat

Quand la marchandise arrive, enregistrez l'achat : le fournisseur, les produits, les quantités et le prix payé. Le stock monte, et ce que vous n'avez pas payé s'ajoute à ce que vous devez au fournisseur.

Commander à un fournisseur

1. Ouvrez Commandes fournisseurs et choisissez « Commander ce qui manque » : TPOS remplit la commande avec les produits sous leur quantité d'alerte.
2. Vérifiez les quantités et les prix, puis envoyez la commande par WhatsApp.
3. Le fournisseur ouvre le lien et confirme la commande.
4. À l'arrivée de la marchandise, choisissez Réceptionner et saisissez ce qui est vraiment arrivé. Un achat est enregistré et le stock monte.

Stock, succursales et entrepôts

Alertes de stock

Voyez d'un coup d'œil ce qui est en rupture, en stock bas, périmé ou bientôt périmé, avec la valeur du stock concerné.

Plusieurs boutiques ou un entrepôt

1. Ajoutez chaque boutique ou entrepôt supplémentaire comme succursale.
2. Affectez chaque compte employé à la succursale où il travaille : ses ventes sortent le stock de cette succursale.
3. Déplacez la marchandise d'un endroit à l'autre avec un transfert de stock. Le total ne change pas, seulement l'endroit.

Revenus et dépenses

Enregistrez chaque dépense (loyer, électricité, transport, salaires payés hors paie) et chaque revenu qui n'est pas une vente. Ils sont indispensables pour connaître le vrai bénéfice.

Personnel, présences et paie

Employés

Ajoutez chaque employé avec son contrat (CDI, CDD...), sa date d'embauche, son salaire de base, son numéro CNPS et son mode de paiement. Liez son compte de l'application pour qu'il pointe et voie ses bulletins.

Présences et congés

Les employés pointent leur arrivée et leur sortie depuis l'application. Vous pouvez saisir ou corriger une journée, et approuver ou refuser les demandes de congé. Réglez une fois vos horaires, jours travaillés et jours fériés.

La paie du mois

1. Ouvrez Paie et préparez le mois. Les salaires sont calculés à partir des contrats et des présences, avec CNPS, IRPP, CAC, RAV, TDL et les charges patronales.
2. Lisez les lignes « À vérifier » (numéro CNPS manquant, jours non saisis...). Ajoutez les primes ou retenues nécessaires.
3. Approuvez la paie. Les employés voient alors leur bulletin dans l'application.
4. Quand les salaires sont versés, choisissez « Marquer comme payée » : les salaires nets sont enregistrés comme dépense.
5. Téléchargez le fichier DIPE pour la déclaration CNPS et fiscale, et imprimez les bulletins.

Les avances sur salaire données dans le mois sont enregistrées comme dépense et retenues automatiquement sur le bulletin suivant.

Points de fidélité

Activez la fidélité et choisissez combien un client dépense pour 1 point et ce que vaut 1 point. Les points sont gagnés sur les ventes aux clients nommés et utilisables sur un prochain achat à l'encaissement.

Boutique en ligne et marketplace

Ouvrir votre boutique

1. Ouvrez Boutique en ligne. Choisissez l'adresse de votre boutique (votre lien), votre ville et une courte description.
2. Choisissez comment les clients reçoivent leur commande : retrait en boutique, livraison (avec ses frais), ou les deux.
3. Choisissez comment ils paient : à la livraison ou au retrait, et par Mobile Money avec DimplesPay si vous l'avez connecté.
4. Laissez « Afficher ma boutique sur la marketplace » activé pour apparaître sur les pages Boutiques et Produits de TPOS. Désactivez-le pour une boutique privée qui ne s'ouvre que par votre lien.

Choisir les produits vendus en ligne

Les nouveaux produits ne sont pas en ligne tant que vous ne les activez pas : vous décidez de ce que le public voit. Dans la liste des produits de la page Boutique en ligne, activez chaque produit, ou utilisez « Mettre en ligne tous les produits avec un prix » pour tous les activer d'un coup. Les produits sans prix de vente restent hors ligne.

Ce que voient vos clients

• Ils trouvent votre boutique sur la page Boutiques ou dans la marketplace, ou ouvrent directement votre lien.
• Dans le panier, ils changent les quantités avec − et + ou retirent un article. Le panier les prévient s'ils demandent plus que votre stock, et la commande est refusée tant qu'ils ne réduisent pas la quantité.
• À la validation, ils donnent leur nom et leur téléphone, choisissent retrait ou livraison (les frais de livraison s'ajoutent au total), puis le mode de paiement.
• Un panier avec des articles de plusieurs boutiques donne une commande par boutique : chaque boutique prépare et livre sa propre commande.

Traiter les commandes en ligne

Les nouvelles commandes arrivent dans Commandes en ligne. Appelez le client pour confirmer, puis faites avancer la commande : confirmée, prête, terminée. Une fois terminée, elle devient une vente ordinaire, donc le stock et les rapports restent justes. Une commande payée par Mobile Money ne peut pas être annulée par la boutique.

Partager votre catalogue

Envoyez vos produits et vos prix aux clients sur WhatsApp, avec un lien vers votre boutique.

Parrainer et gagner

Recommandez TPOS à d'autres entreprises et gagnez une part du premier mois qu'elles paient. Le pourcentage est indiqué sur la page Parrainer et gagner.

1. Ouvrez Parrainer et gagner et copiez votre lien ou votre code.
2. Envoyez-le aux boutiques que vous connaissez, par exemple sur WhatsApp.
3. Quand une boutique s'inscrit avec votre lien ou tape votre code, puis paie son premier abonnement, votre commission est enregistrée.
4. Après une courte période de vérification, TPOS vous paie par Mobile Money ou virement. La page montre ce qui est en attente, confirmé et payé.

Pas besoin d'avoir une boutique pour participer : tout le monde peut s'inscrire depuis la page Affiliés du site et suivre ses gains depuis un lien privé.

Rapports : comprendre vos chiffres

Compte de résultat

C'est le rapport à lire chaque mois. Choisissez la période, puis lisez de haut en bas :

• Ventes brutes : ce que vous avez vendu, hors TVA.
• Les retours et les remises sont retirés ; la livraison facturée et l'arrondi sont ajoutés. Le résultat est le chiffre d'affaires net.
• Coût des marchandises vendues : ce que les articles vendus vous ont coûté à l'achat.
• Marge brute = chiffre d'affaires net − coût des marchandises vendues. Le pourcentage est votre taux de marge.
• Ajoutez les autres revenus, retirez les dépenses : la dernière ligne est votre bénéfice net (ou votre perte).

À droite, vous voyez aussi les ventes encaissées et laissées à crédit, la TVA à payer (TVA collectée moins TVA payée sur les achats), vos achats, et le stock au début et à la fin de la période.

Performance des produits

Trouvez vos articles et catégories les plus et les moins vendus, les articles les plus rentables, le stock qui ne se vend pas, les ventes par caissier et par moyen de paiement. Chaque liste se télécharge en tableur.

Autres rapports

Ventes, achats, retours, revenus, dépenses, TVA, soldes clients et fournisseurs et stock actuel ont chacun leur rapport, avec filtres et export.

Impôts (DGI)

1. Saisissez votre numéro contribuable (NIU), votre registre du commerce (RCCM), votre régime fiscal et votre centre des impôts. Ils sont imprimés sur vos factures.
2. Chaque mois, téléchargez le journal des ventes : chaque vente avec la TVA et son code de contrôle, prêt pour votre comptable ou les impôts.
3. Utilisez « Vérifier maintenant » pour confirmer qu'aucune vente n'a été modifiée ou supprimée après son enregistrement.

Abonnement

Votre forfait et sa date de fin s'affichent dans le menu. Un bandeau vous prévient avant la fin. Quand un forfait a expiré, vous voyez toujours vos données, mais vous ne pouvez plus enregistrer de ventes ni d'achats avant le renouvellement.

Renouvelez ou changez de forfait depuis la page Abonnements, par Mobile Money (DimplesPay ou Flutterwave), carte ou paiement manuel, ou via l'App Store sur iPhone.

Problèmes et bonnes habitudes

Quelque chose ne va pas

• Une vente n'apparaît pas sur le web : le téléphone n'a pas encore synchronisé. Connectez-le à internet (ou au Wi-Fi si vous avez choisi Wi-Fi seulement) et ouvrez l'application.
• Le stock est faux : vérifiez les retours, les transferts et les achats non enregistrés, puis corrigez la quantité dans Produits.
• Votre boutique en ligne n'affiche aucun produit : activez-les dans Boutique en ligne, et donnez-leur un prix de vente.
• Mot de passe oublié : utilisez « Mot de passe oublié ? » sur la page de connexion.
• Téléphone perdu : connectez-vous sur un nouveau téléphone. Vos données sont gardées sur nos serveurs. Changez votre mot de passe si quelqu'un d'autre peut utiliser l'ancien téléphone.

Bonnes habitudes

• Ouvrez et fermez la caisse chaque jour.
• Enregistrez chaque dépense le jour même.
• Donnez à chaque employé son propre compte.
• Lisez le compte de résultat à la fin de chaque mois.
• Consultez le cahier de crédit chaque semaine.